Joomla 4: De Workflow-functie

Zelfs als je alleen maar een soloblogger bent, kun je Workflow gebruiken om je eigen creatieve proces te verbeteren. Implementeer je een site voor een kleine tot middelgrote onderneming? Dan kun je Workflow gebruiken om een ​​redactioneel proces te creëren met actiestappen uw publicatieproces. De game-changer? Grote ondernemingen - bedrijven, NGO's, NFP's, overheid, agentschappen - kunnen Joomla 4's Workflow gebruiken om hun contentontwikkeling voor de hele site te beheren. Dat omvat enkele voorbeelden van waar u Workflow zou kunnen implementeren, maar welke andere voordelen kunnen opleveren Workflow brengen?

Het implementeren van een publicatieworkflow op uw website kan de productie van inhoud stroomlijnen. Als u al een tijdje inhoud voor uw Joomla-website produceert, weet u dat er soms stappen zijn die u altijd moet nemen om de finish te bereiken. een gepubliceerd artikel.

Je moet het artikel schrijven en enkele inline afbeeldingen toevoegen. Je moet een intro en een uitgelichte afbeelding toevoegen om weer te geven op de blog en in de artikelweergaven. Mogelijk heb je aangepaste velden voor specifieke typen inhoud, of enkele links die je naar een andere kunt opnemen artikel of websites. Op het tabblad Publiceren kunt u de planning instellen en de metadata voor SEO invullen.

Dus voor een soloblogger was dat in het verleden allemaal onderdeel van het proces waar je aan gewend bent... en als je een slechte dag hebt, mis je misschien een aantal stappen of sla je een aantal over als je haast hebt. Uw eigen workflow om elke stap verder te zetten, kan u helpen dit te voorkomen.

Dat is op zichzelf geen goed voorbeeld, dus laten we het nog wat uitbreiden met een paar andere scenario's.

Fasen en overgangen

Voordat we ingaan op de scenario's, zijn er een paar woordenlijstitems die u moet kennen om Workflow zinvol te maken.

Als u Joomla al een tijdje gebruikt, bent u bekend met de traditionele statustypen: Gepubliceerd, Niet-gepubliceerd, Gearchiveerd en Trashed.

De workflow verandert de manier waarop ze worden gebruikt. Het heeft ook invloed op de Uitgelichte status voor artikelen, waarvoor een extra wijziging moet worden opgemerkt voor Joomla 4 (zie hieronder).

Om workflows te laten werken, bestaat het proces uit twee delen: Fasen en Overgangen.

• Fasen zijn de statische fasen waarin een artikel wordt verplaatst wanneer u een overgang activeert. Ze worden weergegeven als het eerste item in de vervolgkeuzelijst Workflow wanneer u een artikel bewerkt.
• Overgangen zijn groepen acties die, wanneer ze worden geselecteerd, het artikel naar de volgende fase ‘overzetten’.

Een transitie zal doorgaans:

• Wordt toegepast op een bepaalde fase
• Breng het artikel over naar een doelfase
• Wijzig optioneel de publicatiestatus en/of de kenmerkende status van het artikel
• Mogelijk andere gebruikers op de hoogte stellen die aspecten van het artikel moeten beoordelen of actie moeten ondernemen in de doelfase
• Worden toegewezen aan bepaalde machtigingsgroepen om te beperken welke gebruikers toegang hebben tot de transitie.

Wanneer u met behulp van overgangen van fase wisselt, zal het vernieuwde scherm, nadat het artikel is opgeslagen, de nieuwe fase bovenaan de workflowlijst tonen, en de nieuwe lijst met beschikbare fasen in de workflow-vervolgkeuzelijst op het tabblad Inhoud.

Deze animatie laat zien waar u de workflowfase wijzigt door de overgang te selecteren en vervolgens het artikel op te slaan om de overgang toe te passen.

U kunt meer informatie vinden in de Joomla 4.x Workflow-documentatie .

Scenario's voor gebruik

Workflow van idee tot publicatie

Voor mijn eigen blogs ga ik een workflow opzetten in Joomla 4 waarmee ik door de productie van artikelen heen kan werken. Door regelmatig te brainstormen heb ik een handige lijst met artikelideeën, maar tot nu toe zijn ze ' opnieuw in een Google-document, Trello-lijst of Clickup.

Het plan voor mijn workflow is dus om de fasen en overgangen te gebruiken om artikelen te verwerken op hun weg door het blogproductieproces. Ik heb fasen die lopen van Idee, Ruwe concept, Werkconcept, Review en Klaar om te publiceren. zal worden opgezet om vervolgens tussen de fasen te schakelen naarmate de ontwikkeling van het artikel vordert, en uiteindelijk het artikel te publiceren en uit te lichten.

Dat is een persoonlijk voorbeeld, dat ik zeker in de loop van de tijd zal verfijnen, maar het geeft je een idee van hoe je een workflow zou kunnen opzetten. Pas als je andere factoren erbij haalt, zoals gebruikersgroepen en meldingen, kun je echt aan de slag om te zien wat Workflow kan doen.

Uitgeversteam

Het voorbeeld in de voorbeeldgegevens is geschikt voor een klein publicatieteam.

De fasen doorlopen de verschillende fasen die een uitgeversteam kan hebben. Dezelfde teamleden kunnen meerdere taken uitvoeren, zoals het schrijven van teksten of grafisch ontwerpen, maar dan kan het nodig zijn dat de inhoud eerst wordt goedgekeurd door een klant of het management. Ze publiceren het artikel vervolgens of sturen het terug naar de copywriters voor verdere bewerking.

Installeer de voorbeeldgegevens voor Joomla 4 om deze voorbeeldworkflow te bekijken en te testen.

Workflows voor meerdere gebruikers, meerdere talen en meerdere teams

Ik heb het volgende voorbeeld nog niet geprobeerd. Het was ingewikkeld toen het tien jaar geleden voor het eerst aan mij werd voorgesteld, maar ik geloof dat dit ook is wat de workflowcomponent is gebouwd om het te vergemakkelijken.

Ik vermeldde in mijn artikel van mei 2020 dat ik Joomla al vanaf het begin gebruik. In die tijd heb ik een aantal grote projecten gehad die niet helemaal voldeden aan de specifieke workflowvereisten. Er was ofwel geen uitbreiding geweest gemaakt om de klus met succes te klaren, of de eisen van de klant waren zo uniek dat het moeilijk was om met een werkbare oplossing te komen.

Dit scenario is allemaal verbonden met het concept van User Generated Content, maar dan op een schaal met meerdere lagen.

• Gebruikers kunnen bijdragen aan verschillende onderdelen van de website
• Workflow activeert vervolgens een transitie om een ​​melding te sturen dat inhoud is verzonden naar de categorie-editors. Mogelijk moeten ze in plaats daarvan een transitie activeren die het artikel terugstuurt naar de bijdragende gebruiker, zodat deze deze verder kan bewerken.
• De categorie-editors voeren hun bewerkingen uit en activeren vervolgens de volgende overgang om deze naar het publicatieteam voor dat gedeelte van de site te sturen.
• Het publicatieteam plaatst de inhoud vervolgens in het publicatieschema of stuurt het artikel ter beoordeling terug naar de redactie of de bijdragende gebruiker.

Dat specifieke scenario is voor een organisatie met 20.000 leden in Australië, die allemaal inhoud hadden kunnen bedenken en deze vervolgens zouden voorleggen aan een team van redacteuren op zeven verschillende inhoudsgebieden, gevolgd door een publicatieteam van ongeveer vijf personen.

Er zijn tal van mogelijkheden om te kijken naar de implementatie van de nieuwe Workflow-functie.

Uitbreiding van de workflow

Als onderdeel van de component is er nu een nieuwe plug-inklasse voor workflow-plug-ins. Hiermee kan in de toekomst een reeks functionaliteiten worden overwogen. Mijn fantasie heeft de vrije loop gelaten, maar ik voorzie dat er potentieel is om te ontwikkelen:

• Plug-ins om het creëren van meertalige artikelassociaties te vergemakkelijken, waarbij de plug-in is ingesteld om de vertalersgroep op de website op de hoogte te stellen wanneer een nieuw artikel zich in de fase bevindt waarin het vertaald moet worden.
• Plug-ins om de nieuwe Joomla 4 Web Services API-functies te gebruiken en API-aanroepen te activeren om gegevens naar andere systemen te pushen. U kunt bijvoorbeeld een plug-in gebruiken om het artikel te pushen wanneer het is gepubliceerd in een beheertool voor sociale media zoals Buffer, of om iets dat een zap in Zapier activeert om vervolgens een systeem van derden te vullen.
• Er kunnen ook plug-ins voor foutcontrole worden ontwikkeld die vervolgens op bepaalde overgangspunten schieten om te controleren of u alle vereiste informatie hebt ingevuld die nodig is voor het publiceren van een artikel.

Aanbevolen instelling getimed in J4

Het markeren van een artikel als Uitgelicht is gewijzigd in Joomla 4. Omdat u dit kunt instellen als onderdeel van een workflow-overgang, is het belangrijk om van de wijziging op de hoogte te zijn.

Vóór Joomla 4 was Uitgelicht een eenvoudige schakelselectie, die ook via de artikellijst kon worden uitgevoerd.

Er zijn twee wijzigingen geïmplementeerd in Joomla 4. De eerste is van toepassing ongeacht of u wel of geen workflow op uw site heeft geïmplementeerd. Nu uitgelicht kan worden ingesteld door Start Uitgelicht en Eindig Uitgelicht datums te hebben, die u kunt instellen op het tabblad Publiceren voor uw artikel. betekent dat u, in plaats van handmatig terug te moeten komen en de schakelaar Uitgelicht op een later tijdstip uit te schakelen, deze datum nu kunt instellen op het moment dat u het artikel publiceert. U kunt bijvoorbeeld een artikel gedurende drie maanden Uitgelicht laten staan ​​als uw standaard publicatiebeleid , dus wanneer u het artikel schrijft, kunt u die datum instellen terwijl u de publicatiegegevens voor het artikel instelt.

Het tweede item dat verband houdt met de instelling Uitgelicht is dat wanneer u Workflow aan heeft, u mogelijk speciale overgangen moet ontwerpen waarmee u kunt schakelen wanneer het artikel Uitgelicht is, en een ander item om het uit te schakelen. Als u Joomla 4 uitprobeert, installeer dan de blog voorbeeldgegevens, zet vervolgens Workflow aan en je ziet dan een uitgebreide voorbeeldworkflow geïmplementeerd die je vervolgens verder kunt aanpassen.

Op het moment van schrijven overschrijven workflow-overgangen de aanbevolen start- en aanbevolen einddatums, wat iets zou moeten worden aangepast met andere verbeteringen die worden voorgesteld voor Joomla 4.1.

Bouw uw eigen werkstroom

In dit artikel over workflows op Submittable van Freedom Ahn suggereert ze dat terugwerken vanaf de publicatie als einddoel je kan helpen bij het identificeren van cruciale processen die je in je workflow kunt plaatsen.

• Welk type inhoud wilt u publiceren?
• Welke stappen moet het doorlopen om het geschikt te maken voor publicatie?
• Hoeveel rondes van revisies, redigeren, proeflezen en factchecken zijn er nodig?
• Welk niveau van kwaliteitscontrole gaat u initiëren?
• Wie is het beoogde publiek?
• Welke publicatieplatforms gaat u gebruiken?
• Wie zal betrokken zijn bij alle bovengenoemde processen?
• Hoe bepaal je voor welke onderwerpen je inzendingen wilt schrijven?
• Hoe trek je goede schrijvers aan?
• Wat kunt u doen om de hoge kwaliteit van de eerste inzendingen te garanderen?

Beantwoord deze vragen over hoe u uw publicatieproces wilt implementeren en u zult eindigen met een uitgebreide workflow in Joomla 4.

Waar volgende...

Zoals altijd is Joomla voortdurend bezig met verbeteren.

• Er zijn verbeteringen gepland voor Joomla 4.1, dus als u geïnteresseerd bent in manieren om de workflow verder te verbeteren, neem dan contact met mij op via mijn auteursprofiel hieronder.
• Joomla's documentatie over Joomla 4.x Workflow heeft verbetering nodig naarmate we dichter bij de release van Joomla 4 komen, en er moeten ook enkele extra scenario's worden toegevoegd. Heeft u er een om bij te dragen? Terwijl u daar bent, kunt u gerust andere Joomla-documentatie bijwerken .
• Het vertalen van documentatie, evenals de taalpakketten van Joomla, is ook een belangrijke taak die moet worden voltooid. Bekijk Joomla op Crowdin om aan de slag te gaan.